Evento low-cost: ¿utilidad real?

Hace unos días hemos encontrado un artículo muy interesante sobre los costes en los eventos coorporativos, pero… aunque se rebajen al máximo los precios con el objetivo de optimizar al máximo la rentabilidad, ¿se pueden denominar low-cost? ¿se pueden hacer eventos low-cost, tal y como podemos entender el concepto low-cost en otros segmentos, sin que se vea resentida la calidad o los objetivos reales del mismo?

Es decir, ¿es conveniente hacer un evento con un bajo presupuesto y con ello quizás quitarle espectacularidad, intensidad y publicidad a no realizarlo? ¿La empresa necesita tal cosa? ¿No sería más eficaz no realizar ninguno e invertir en redes sociales o social-media?

Ahí os dejamos la reflexión.

 

 

¿QUÉ ES UN EVENTO LOW-COST?

El concepto low-cost ha venido para quedarse y no solo en el segmento de aerolíneas, hoteles o retail. El sector MICE ha adoptado un nuevo modelo de evento en el que se reducen los costes para optimizar al máximo la rentabilidad. Pero ¿qué es realmente un evento low-cost? ¿Siempre que se bajan costes es low-cost? ¿Recortar gastos implica también recortar en calidad?

Con estas cuestiones en mente se reunieron profesionales del sector en un seminario que organizaron conjuntamente los capítulos ibéricos de ICCA y MPI con motivo de la EIBTM. Parece que la fiebre por reducir costes está llegando a un punto de locura y con el juego de palabras “¿Estamos low-cost?” se quiso analizar el concepto y diferenciarlo de otras estrategias desleales que actualmente perjudican mucho al mercado.

En esta mesa redonda se comentó que el concepto está asimilado negativamente, quizá por ejemplos nada positivos como el de Ryanair, que nos han hecho asociar low-cost con productos de mala calidad. Sin embargo, el término debe hacer referencia a la optimización de recursos y procesos que lleven a la reducción de gastos, ofreciendo precios competitivos pero sin sacrificar calidad.

¿La fórmula para conseguirlo?

Haciendo trajes a la medida de cada cliente. Las nuevas condiciones del mercado y la presión presupuestaria llevan a adaptarse totalmente al momento concreto y las necesidades de la marca. No vale ofrecer lo mismo de antes pero a un precio menor. El low-cost no se consigue trasladando la presión de recorte a los proveedores, es reinventarse para que la filosofía de optimización esté en tu ADN. Centrarse en lo que realmente aporta valor a los eventos y aplicar medidas de austeridad en otras partidas más superfluas.

El evento o la reunión en sí cobran más importancia -y recogen todos los esfuerzos presupuestarios- frente a aspectos más sociales o lúdicos como fiestas de gala y coffees, a los que se les pone en su sitio como elemento accesorio al protagonista principal que es el evento en sí.

Y parece que este enfoque a lo que realmente aporta valor al evento se quedará en el sector, así que quizás sea low-cost o más bien “valor añadido” pero como organizadores es un concepto que tenemos que somatizar.

 

Fuente:

http://www.eventoplus.com/articulo/2184/4/%C2%BFque-es-un-evento-low-cost/

Eventos coorporativos: caracteristicas

ALGUNAS CLAVES

Hoy por hoy, la organización de un evento empresarial debe ir asociado a un objetivo claro para la empresa. Un gran error es pensar que un evento de empresa es como un día festivo, un punto de desconexión para directivos y empleados. En tiempos de crisis en que las inversiones se miden con lupa, desarrollar un evento para una empresa sin una definición precisa de los objetivos que se pretenden con él es una forma poco eficiente de inversión.

Las empresas de eventos saben bien que un evento no es solo un acto recreativo sino un elemento que forma parte del marketing de la empresa y que debe ir asociado a objetivos tanto previos como posteriores.

Dentro de los eventos de empresa podemos diferenciar dos grandes categorías:

· Eventos motivacionales

· Eventos promocionales

Los eventos motivacionales son aquellos que están orientados hacia el personal de la empresa y en tal caso deberán estar asociados a objetivos específicos determinados por una parte por pautas comunes que este tipo de eventos poseen, pero también por la realidad específica y actual de la empresa que busca organizarlos. Un error común que cometen las empresas es por ejemplo con eventos que organizan cada año (fiesta de empresa), donde de alguna manera por ser un evento que se hace cada año, hace tiempo, se desatienden aspectos de análisis presente de la realidad de la empresa. En tal caso el evento se vuelve rutinario y los objetivos se diluyen.

Los eventos promocionales, son los que la empresa hace para sus clientes. En estos casos las características del evento son bastante variables, lanzamiento de un producto, promoción, expansión de la empresa en otros nichos o territorios. En todo caso, el denominador común es que el evento forma parte de una estrategia de marketing con un fin concreto.

Independientemente que estos dos tipos de eventos apunten a direcciones concretas, tanto la empresa que demanda su organización como la agencia de eventos encargada de llevarlo a cabo, deben tener muy presente que estos eventos son ante todo un mecanismo orientado a conseguir determinados objetivos. Directivos y organizadores del evento deben definir de forma prioritaria por qué y para qué se organiza, aunque finalmente se determine que el objetivo principal es sencillamente un divertimento, en tal caso las expectativas y concepto del evento se centrará en eso y es un objetivo factible y válido, la clave es definirlo.

Indudablemente en un evento corporativo entran en juego los objetivos generales de la empresa pero es necesario extraer los objetivos parciales de cada departamento, RRHH, Marketing, ventas, etc. Sobre esto se debe focalizar a un objetivo común que redunde en beneficio de las distintas áreas. O en su caso priorizar los objetivos de determinado departamento y centrar el evento en ello. La generalización es mala compañera en una definición de objetivos para un evento empresarial. El éxito de un evento se caracteriza por una planificación milimétrica de los objetivos del mismo acompañados por una definición muy estructurada y bien medida del desarrollo del propio evento. Aquí radican las claves de su éxito.

 

EL CONTENIDO

Los estudios realizados recientemente convergen todos en el mismo punto: en los eventos el contenido es rey. Más allá de la espectacularidad, últimas tendencias, creatividad o perfecta organización, la clave para que un evento deje huella (y por tanto, alcance objetivos), es el contenido. La elección de temas idóneos y atractivos pero también una definición estratégica de cómo presentarlos, orquestando bien tiempos, descansos, estructuración de los distintos momentos hacen que el evento cale de forma más profunda.

Existen aspectos de sentido común que han de ser medidos como puede ser precisar la relación entre costo por organizar el evento y beneficios a obtener. En este sentido es bueno diferenciar lo que serían beneficios netamente económicos y los que son de otro tipo como pueden ser popularidad, prestigio, empatía, confianza, etc.

 

LOS EJES

A pesar que existen multitud de aspectos a considerar en la organización de eventos para empresas, se puede decir que hay dos ejes esenciales sobre los que se vertebra un evento y que son las áreas principales a atender:

· La parte comunicacional

· La parte logística

El aspecto comunicacional se centrará en la parte de comunicación interna de la empresa, su estado actual y un balance en relación a años anteriores. Por su parte, se definirá qué es lo que se quiere comunicar, por qué. A partir de aquí se desarrollará la campaña de comunicación centrada en aunar el evento con un contenido madre sobre el que se desplegará, desarrollará y sobre el que posteriormente se podrá evaluar el éxito o no de los objetivos propuestos.

La parte logística es la que se centrará en los aspectos organizativos, como número de invitados, fecha, duración del evento lugar, y en general de proveer de forma práctica de todos los elementos prácticos para el correcto desarrollo del evento. Este parte es determinante para el éxito del evento ya que es fundamental que todo esté medido al milímetro y funcione, grandes conceptos o ideas creativas no desarrolladas en el momento o de la forma adecuada no servirán en absoluto e incluso pueden ser contraproducentes y ofrecer una mala imagen  de la empresa.

Un evento debe verse como una oportunidad de trasmitir a empleados o clientes un mensaje corporativo que redunde en beneficio, el alcance que este mensaje pueda tener dependerá en gran medida de la profesionalidad y eficacia con que la empresa organizadora del evento haya dispuesto todo, pero qué duda cabe que si no se define de forma precisa este mensaje aunque el evento sea técnicamente perfecto, desde el punto de vista del retorno de la inversión quedará vacío.

 

 

Fuente: http://organizaciondeeventosdotorg.wordpress.com/

Eventos coorporativos: objetivos

En el ámbito empresarial, los eventos sirven para presentar o potenciar determinados productos, servicios e incluso la marca.

Esto permite realizar un acercamiento con los potenciales o actuales clientes facilitando los objetivos de fidelización frente a los competidores del segmento.

Los eventos corporativos pueden ayudar a la superación de determinados objetivos de marketing:

  • Dar a conocer nuevos productos, servicios
  • Branding de marca
  • Motivación del personal
  • Mejorar el rendimiento laboral
  • Incentivar la fuerza de ventas
  • Formar equipos con sentido de pertenencia
  • Conmemorar Aniversarios
  • Agasajar a los empleados o a los clientes

Pueden ser realizados por la misma empresa o por terceros. Los eventos de terceros son aquellos organizados por entidades públicas o privadas que invitar a participar a la empresa como oradores, expositores o representantes. La empresa puede patrocinar al evento o puede no tener participación directa. Algunos ejemplos de estos eventos son los Congresos, las Convenciones, los Festivales o Foros.

Dentro de la entidad, se pueden llevar a cabo aquellos eventos de comunicación interna de la empresa cómo capacitaciones, conferencias para el personal o reuniones de trabajo de departamentos o gerencia.

La entidad también puede llevar a cabo eventos con proveedores, almuerzos de negocios, videoconferencias y reuniones de prensa en la que se involucran terceros como participantes. Por último, las empresas pueden realizar eventos que por diferentes motivos deben realizarse fuera de la empresa como inauguraciones, presentaciones o desayunos de negocios.

Las empresas adaptan los eventos corporativos según sus necesidades y objetivos. Dentro de la gran variedad se podrán realizar eventos corporativos con menor o mayor presupuesto pero siempre con el fin de alcanzar los objetivos de marketing establecidos en nuestra Pyme.

¿Ya estás realizando o participando de eventos empresariales para promocionar tu emprendimiento o Pyme?

La salud de los eventos en tiempos de crisis

Hemos encontrado un artículo en la red muy interesante que compartimos a continuación.

¿Hasta que punto la crisis afectó/afecta a las empresas de eventos?

¿Es una buena época para emprender y lanzarse a crear una empresa de eventos?

Con los bajos presupuestos que las empresas destinan a la promoción de sus productos, ¿cómo hacer para que resulte vistoso y realmente eficaz?

Las respuestas según este artículo se resume en una frase: renovarse o morir.

 

De acuerdo a un estudio publicado en 2012 por Eventoplus, el sector de los eventos no queda inmune a la crisis. Esto obliga a las empresas de eventos a ser más creativas que nunca. Según los datos en 2012 la bajada de prepuesto rondaría el 10%. Comparativamente con el sector publicitario donde las bajadas han ascendido al 38%, el sector de la organización de eventos resiste el temporal. Esto nos deja ver la importancia que aún tiene para las empresas los eventos dentro de sus palmes de inversión. Digamos que aunque han existido recortes en los presupuestos para la organización de eventos, las agencias de eventos han notado un incremento en su volumen de negocio. Eventos más austeros pero en mayor cantidad, sería la conclusión que rápidamente podemos extraer.
Este reajuste en los presupuestos ha obligado a las agencias de organización de eventos a rediseñar sus eventos, haciendo que la creatividad se sitúe por encima de los presupuestos, que como es bien sabido estaba en muchas ocasiones disparado. Creatividad y nuevos formatos es al parecer la idea que prima en la actualidad.

Eventos con concepto: Este auge de la creatividad en la organización de eventos está haciendo que las agencias se centren más en el contenido del evento que en el espectáculo puro y duro. Indudablemente esto aporta un valor y beneficia de forma directa a la empresa que ha pagado por su organización y que espera que detrás del evento exista una estrategia de comunicación eficaz.

Las empresas buscan la eficacia en los eventos. Se presta especial a la comunicación, eventos innovadores donde las redes sociales aporten un valor. Se busca optimizar los costes y orientar los eventos hacia objetivos concretos.
Las tendencias hacia las que apuntan las empresas es la predominancia del aspecto humanizador del evento. Hospitalidad, calidez, cercanía y protocolo aparecen como los valores esenciales que otorgan valor al evento.

La fuerza de internet:El peso que ha adquirido internet en los eventos es ya indiscutible, más aún en tiempos de crisis donde gracias a él se ahorran costes traslados. Lo fuerte se está dando en retransmisiones virtuales, comunicación online vía social media, etc.

En resumen, podemos observar que en tiempos de crisis la organización de eventos se mantiene pero que ajusta sus presupuestos. Las agencias deben potenciar más que nunca creatividad y concepto y por supuesto aprovechar todas las ventajas comunicativas que internet ofrece.

 

 

Fuente: http://organizaciondeeventosdotorg.wordpress.com/