¿Qué es un evento?

¿Cómo es posible que un blog de una empresa organizadora de eventos no tenga una entrada que explique, aunque sea a grosso modo, qué es un evento? ¡Después de casi 3 años y, siendo sinceros, no muchos posts, hemos caído en la cuenta!

En la entrada de hoy os vais a encontrar con 2 partes: la primera, lo que en este mundillo profesional entendemos por evento y segundo, a qué viene que de repente os contemos esto.

¡Comenzamos!

¿Qué es un evento?

Bien, según la RAE un evento es “un acontecimiento, un suceso importante y programado, de índole social, académico, artístico o deportivo”. Esa sería la definición correcta de la palabra pero para los que nos dedicamos a esto la palabra EVENTO significa “esfuerzo”, “organización”, “coordinación”… pero esos nombres tan solo forman parte de la parte intrínseca del trabajo.

Nosotros, como organizadores de eventos, lo podemos definir como una herramienta de comunicación y/o marketing. Pueden albergar muchas características, pueden tener  diversas finalidades, pueden estar destinados a un público totalmente diferente. Es el instrumento que las empresas tenemos para llegar al público destino de manera diferente. Un marketing de impacto. Un marketing de sensaciones. Porque en el momento que haces un evento y produces sentimientos en los asistentes, estás creando un potente vínculo consumidor-marca. Eso si hablamos de los eventos que nos atañen a nosotros, como parte del sector de los eventos especializados en el mundo empresarial.

Si lo extrapolamos a los organizadores de eventos para público final, como pueden ser las empresas especializadas en wedding planner, la finalidad es la misma. Si tus novios quedan muy satisfechos y la velada ha hecho disfrutar a propios y extraños, viviéndola en primera persona o viendo las fotografías post-evento, hablarán bien de la marca. Así que volvemos al principio y a esa “herramienta de comunicación y/o marketing” de la que os hablaba. Igualmente nos podemos referir a eventos deportivos o sociales como pueden ser los festivales musicales.

Otro formato en el cual pensamos cuando nos preguntan por un evento es el congreso. Volvemos a la misma definición. Si el congreso reúne a ponentes de gran interés para el público destino y utilizas todas las herramientas a tu alcance para hacerlo de 10, posiblemente estemos ante un congreso/feria con una periocidad anual demandada por los asistentes. Se me viene a la cabeza el EIBTM del que ya os hablamos en un post anterior.

¿Por qué hablamos de este tema hoy?

Para todo hay una razón. En este caso, la idea viene dada por la detección de una necesidad. La semana pasada formamos parte de una mesa redonda en la que se habló de este sector. Tocamos muchos temas aunque la sensación de las 6 ponentes que participamos, al finalizar, fue que dejamos muchas cuestiones en el tintero y es que, ¡ESTE TEMA DA PARA HORAS Y HORAS DE CHARLA Y DEBATE!

La mesa redonda tenía por título “Amaneciendo con… El mundo de los eventos” y congregó en el Talud de la Ería de Oviedo a amantes y compañeros del sector. La moderadora fue Begoña Menéndez Barreiro, actual gerente de AJE y gran conocedora de este mundo ya que carga con una gran experiencia a sus espaldas. De hecho, la última entrega de premios anual de la Asociación fue increíble en lo que a sorpresas se refiere y todo gracias al know-how de esta mujer y el equipo que la rodea. ¿Cómo ibamos a decir que no a participar sabiendo que estabamos en manos de Bego? A las 8:30 de la mañana estabamos allí y conocí a mis compañeras de debate.

Tengo que decir que, fue una sopresa y un orgullo ver que las 6 personas que ibamos a debatir eramos mujeres. A mí personalmente me encanta darme cuenta que este sector en Asturias tiene gran representación femenina y que apunta maneras.

Volviendo al tema, 6 empresas del sector formamos parte de la mesa redonda:

  • “Más que eventos” con Elena al frente. También presidenta de APECA.
  • “TEDx Oviedo” con Aida como representante del grupo que lo organiza sin ánimo de lucro.
  • “Catering Malena” con Charo al frente.
  • “Living las bodas” con Paula como CEO de la empresa.
  • “Oviedo Congresos” con Alejandra a la cabeza del equipo.
  • “UEvents/UKids” conmigo (Patricia) como proyect manager de la marca.

Como veis, seis empresas o asociaciones especializadas en maneras diferentes de hacer un evento. Tras las oportunas presentaciones, debatimos sobre cómo encontramos el mercado, las aptitudes y actitudes que debe tener alguien que se quiera dedicar a esto, la competencia o la colaboración en el sector, la necesidad en los eventos de apoyarnos en las RRSS o las APPs del mercado…

Como opiné allí sentada, y sigo opinando, por supuesto, este sector no es un sector de alta especialización como el que opera a corazón abierto o se sube a un tejado en llamas para salvar vidas. Somos más de la población corriente con un trabajo entretenido. Pero sí es un sector para gente con personalidad, con capacidad de decisión inmediata. Es un trabajo que se aprende con trabajo. Creo que no hay frase que mejor lo describa.

Por supuesto, el rodearte de un equipo de 10 en el que todos remen en la misma dirección y con la misma meta, es el 80% del éxito. Siempre tiene que haber una cara visible ante el cliente y los asistentes pero el “backstage” tiene que estar formado por un grupo unido y con buen rollo donde se celebren los éxitos en conjunto y  se asuma la derrota y los errores de igual manera.

¿Y a qué conclusión llegamos entre todas? Que hay que ser perseverante en este sector y que hay que tener templanza y sangre fría para solucionar todos los problemas. Porque sí, aunque se tenga inicialmente todo controlado, detallado, con su correspondiente cronología, siempre, siempre, siempre hay imprevistos de última hora. Y es ahí cuando de verdad se ve la capacidad de reacción y la necesidad de un buen gestor de eventos. Porque aparantemente, todo el mundo puede hacer todo tipo de eventos, pero no todo el mundo sabe o puede hacerlo bien.

Y con ello quiero volver al principio, un evento se hace para producir una reacción en los asistentes. Pero una buena reacción. Un sentimiento de profunda satisfacción. Y eso se consigue rodeandote de y dejandote aconsejar por profesionales.

¿Qué os parece este tema? ¿Estais de acuerdo con nuestra visión de los eventos? Os dejamos con unas fotos de la mesa redonda. ¡Gracias por leernos!

Presentación de la jornada por Begoña.
Presentación de la jornada por Begoña.

 

Presentación de Patricia. UEvents / UKids.
Presentación de Patricia. UEvents / UKids.

 

Presentación Paula. Living las bodas.
Presentación Paula. Living las bodas.
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